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Gracias al Sistema Integrado de Información de Matriculas SIMAT desarrollado por EDESA S.A para el Ministerio de Educación Nacional de Colombia, el país puede contar con información en tiempo real y eficiente del reporte que realizan las Secretarias de Educación de los niños, jóvenes y adultos que se encuentran matriculados en los establecimientos educativos tanto públicos como privados.   

SIMAT Sistema Integrado de Información de Matriculas

www.sistemamatriculas.gov.co/ 

El Ministerio de Educación Nacional fue creado mediante la ley 7ª de agosto 25 de 1886. Es la entidad gubernamental encargada de garantizar el derecho a la educación con criterios de equidad, calidad y efectividad.

 

 

SIMAT

 

Es una herramienta que permite organizar y controlar el proceso de matrícula de los alumnos en los establecimientos educativos oficiales y privados del país en todas sus etapas, así como tener una fuente de información confiable y disponible para la toma de decisiones.


           www.mineducacion.gov.co

Retos

  • Volver eficiente, eficaz y efectivo el proceso de asignación de cupos en la educación pre-escolar, básica y media en el nivel territorial, adoptando un modelo soportado en un sistema de información confiable y estandarizado.
  • El Ministerio de Educación requería facilitar el acceso de los estudiantes al sistema educativo, permitiendo además la equidad social en la asignación de los cupos escolares, favoreciendo a los más vulnerables.
  • Para garantizar la educación básica y media, el Ministerio de Educación requería tener información real y actualizada de todos los niños, jóvenes y adultos del sistema escolar y su estado, la única información disponible era la de encuestas nacionales la cual presenta rezagos anuales propios de su metodología.
  • Como entidad reguladora del sistema educativo el Ministerio de Educación requería estandarizar y controlar todo el proceso de matrícula en las entidades oficiales. Los alumnos matriculados debían tener el mismo proceso independientemente de la región o institución.
  • Se requería que el reporte de la información de matrícula y asistencia escolar de establecimientos públicos y privados se realizara por internet dado que físicamente era susceptible de errores o manipulación, además no mostraba el estado real en el momento de consolidación y asignación de recursos lo cual generaba ineficiencia y posible inequidad en la distribución.

                           http://www.colombiaaprende.edu.co/html/home/1592/article120491.html


Solución:

 

  • Gracias a la implementación del SIMAT se unificaron los criterios de matrícula y los procesos seguidos por las diferentes entidades en un solo proceso guiado por el sistema, lo cual genera transparencia frente a la comunidad y continuidad para los estudiantes.
  • Gracias al SIMAT los padres de familia, alumnos y veedores cuentan con una herramienta para evaluar la calidad de los colegios que atienden sus necesidades y permite también realizar la matricula de los niños, jóvenes y adultos en los colegios que se adapten a sus necesidades.
  • El SIMAT permite a los colegios oficiales y entidades territoriales registrar alumno por alumno las novedades que se realicen dentro del año escolar, controlando la asignación de cupos en forma eficiente y justa.
  • Permite mantener el histórico de los alumnos durante su permanencia en el sistema educativo. Con información que refleja el estado actual de cada alumno y su evolución en el sistema educativo, el Ministerio puede velar por el derecho a la educación y ejercer vigilancia sobre la calidad del mismo.
  • La cobertura y continuidad del sistema de educación básica y media han mejorado gracias a los siguientes aportes del SIMAT:
    • Permite la promoción de alumnos garantizando la continuidad de  los alumnos antiguos.
    • Las proyecciones basadas en estadísticas reales permiten asignar cupos a los alumnos nuevos y en caso de no tener cupos, el sistema permite la transferencia automática de alumnos a otras instituciones acordes a la zona y necesidades del alumno.
  • SIMAT ha consolidado la información de todos los niños, jóvenes y adultos que están siendo atendidos en el país en Educación  básica y media. El Ministerio de Educación, las entidades territoriales y de control ahora pueden hacer seguimiento a la evolución de los alumnos en el sector educativo y establecer controles a las instituciones educativas que los tienen a su cargo.
  • Gracias a la conexión vía web de los establecimientos públicos y privados del país, así como a sus secretarías de educación para reportar la información de matriculas y de asistencia escolar, se eleva la agilidad, flexibilidad y adaptabilidad en el procesamiento de la información.
  • Se ha mejorado la calidad, el flujo, la disponibilidad y la utilización de la información sobre las matrículas estudiantiles en toda la cadena de educación oficial; factores que benefician la asignación eficiente y justa de recursos.
  • El Ministerio, las Entidades Territoriales y los establecimientos educativos pueden registrar su información administrativa, de cobertura y calidad desde un solo sistema a nivel nacional, logrando medir y comunicar en cualquier momento su gestión en cuanto a calidad y cobertura.
  • Si un establecimiento educativo o una entidad territorial implementa una estrategia para retener a los alumnos o aumentar la cobertura, podrá evaluar el impacto de la estrategia al tener información de la evolución de la matrícula durante el periodo de la estrategia.
  • Gracias a la unificación de datos de colegios oficiales y alumnos en un solo sistema de matrícula a nivel nacional, se eliminaron registros de colegios o niños duplicados, con errores o desactualizados, mejorando la calidad en la información recolectada.
  • La calidad en la información también se fortalece gracias a la unificación de formularios, la validación de los datos ingresados y la herramienta para consultar y borrar registros duplicados.
  • Las estadísticas sobre matrícula (cobertura y calidad) de educación básica y media establecidas desde SIMAT son más precisas que las encuestas nacionales usadas anteriormente. En cualquier momento se accede a la última información de matrícula del alumno y de su historia, oferta de los colegios públicos o privados en pre-escolar, básica y media, los servicios que ofrecen y los alumnos a cargo.
  • SIMAT ha agilizado la toma de decisiones ya que las entidades que requieren estadísticas no necesitan invertir tiempo de análisis en realizar cálculos repetitivos, pueden hacer uso de reportes y consultas generadas automáticamente por el SIMAT agrupadas de acuerdo a la necesidad de quien lo solicite (sede, colegio, municipio, secretarías certificadas o Ministerio de Educación).


 
¿Por qué EDESA?

EDESA elaboró la primera versión del software de matrículas para la Secretaría de Bogotá y en el año 2004 presentó licitación donde el Ministerio de Educación determinó que era EDESA quien tenía la experiencia y las capacidades técnicas para ayudarles con tan importante proceso misional, a lo largo de estos años se ha demostrado que se puede tener un sistema de registro alumno a alumno.

EDESA ha demostrado la robustez de sus aplicaciones al manejar gran cantidad de información para diferentes tipos de usuarios, en forma segura, precisa y con una presentación amigable. SIMAT cuenta con cerca de 20.000 usuarios, los cuales realizan en promedio unos 700.000 accesos al mes. 


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